Notion AI: convierte las notas de una reunión en tareas asignadas en 5 minutos

Las reuniones no fallan por lo que se habla, sino por lo que pasa después. Alguien dice «yo me encargo», nadie lo apunta en un sitio común y a la semana siguiente nadie recuerda quién tenía que hacer qué.

En este tutorial vas a montar en Notion un pequeño sistema que resuelve justo eso: después de cada reunión, la IA lee las notas o la transcripción, extrae los compromisos y los convierte en tareas con responsable, fecha y enlace a la reunión de la que salieron.

Lo que vas a construir

• Una base de datos Reuniones, donde cada página es una reunión con sus notas.
• Una base de datos Tareas, relacionada con la anterior.
• Un prompt reutilizable que transforma las notas en una tabla de tareas lista para pegar.

Funciona con Notion AI, pero también puedes usar ChatGPT o Claude para el paso de extracción si tu plan de Notion no incluye la IA.

Paso 1. Crea la base de datos de tareas

En una página nueva escribe /database y elige una base de datos en vista de tabla. Llámala Tareas y crea estas propiedades:

La propiedad Reunión se configura en el paso siguiente, cuando exista la otra base de datos.

Paso 2. Crea la base de datos de reuniones

Repite el proceso con una base de datos llamada Reuniones y estas propiedades: Nombre (título), Fecha (fecha) y Asistentes (persona). Después vuelve a Tareas, edita la propiedad Reunión, elige el tipo Relación y apunta a Reuniones. Activa la opción de mostrarla también en la otra base de datos: así, desde cada reunión verás sus tareas.

Paso 3. Una plantilla para cada reunión

Dentro de Reuniones, crea una plantilla de página con esta estructura:

## Objetivo
## Notas
## Decisiones
## Tareas
(vista enlazada de la base de datos Tareas, filtrada por Reunión = esta página)

Para la última sección, escribe /linked y elige la base de datos Tareas. Añade un filtro en el que Reunión contenga la página actual. Al crear una reunión nueva desde la plantilla, la vista se filtra sola.

Si tu plan de Notion incluye las notas de reunión con IA, que graban y transcriben la llamada, puedes insertar ese bloque en la sección Notas. Si no, pega ahí la transcripción que generan Google Meet, Microsoft Teams o Zoom, o tus propios apuntes.

Paso 4. El prompt que extrae las tareas

Al terminar la reunión, selecciona el texto de Notas, abre Notion AI y usa este prompt:

Lee estas notas de reunión y extrae SOLO los compromisos concretos (alguien se encarga de hacer algo).
Devuelve una tabla con las columnas: Tarea | Responsable | Fecha límite | Contexto.

Reglas:
- Empieza cada tarea con un verbo en infinitivo ("Enviar", "Revisar", "Llamar").
- Responsable: el nombre tal como aparece en las notas. Si no está claro, escribe "Sin asignar".
- Fecha límite: solo si se mencionó. Convierte expresiones como "el viernes" en una fecha
  tomando como referencia el día de la reunión: [fecha de la reunión].
  Si no se mencionó, déjalo vacío.
- Contexto: máximo 12 palabras con el motivo de la tarea.
- No incluyas ideas, opiniones ni temas que se debatieron sin que nadie asumiera la tarea.

La regla de excluir las ideas sin dueño es la más importante. Sin ella, la IA convierte cada comentario en una tarea y acabas con una lista inútil de 30 elementos.

Paso 5. De la tabla a la base de datos

Revisa la tabla que devuelve la IA: corrige nombres, elimina lo que no sea un compromiso real y completa fechas. Después tienes dos opciones:

• Manual y rápida: crea cada tarea desde la vista enlazada de la plantilla. Con cinco o seis tareas por reunión se tarda un par de minutos.
• Copiar y pegar: pide a la IA que devuelva la tabla en formato CSV, guárdala como archivo .csv e impórtala en la base de datos Tareas con la opción de combinar con CSV. Revisa después que la relación con la reunión quede asignada.

Paso 6. Un resumen para quien no estuvo

Con las mismas notas, un segundo prompt genera el correo de seguimiento:

Escribe un resumen de esta reunión para enviar por correo a los asistentes y a quien no pudo venir.
Formato: 3 viñetas con las decisiones, la lista de tareas con responsable y fecha, y la fecha de la próxima reunión si se mencionó.
Tono directo, sin introducciones. Máximo 150 palabras.

Buenas prácticas para que funcione en equipo

• Di los compromisos en voz alta. Frases como «Marta, ¿te encargas tú de enviar la propuesta antes del jueves?» se convierten en tareas perfectas, porque tienen responsable, verbo y fecha.
• Revisa siempre antes de crear. La IA puede atribuir una tarea a la persona equivocada si dos asistentes se llaman igual o si la transcripción confunde voces.
• Cierra el círculo. Empieza cada reunión revisando las tareas pendientes de la anterior. La vista filtrada por reunión te lo pone fácil.
• Cuidado con la información sensible. Si hablas de datos de clientes o de personal, revisa qué permite tu plan de Notion y la política de tu empresa sobre el uso de IA.

Resumen

Dos bases de datos relacionadas, una plantilla y un prompt bien acotado bastan para que cada reunión deje un rastro claro de quién hace qué y cuándo. La IA hace el trabajo pesado de leer y estructurar; tú solo validas.